Wat begon met de ontwikkeling van onze tool om telecomkosten transparanter te maken en bundels te optimaliseren (myTelecom), is de voorbije jaren uitgegroeid tot een veel bredere dienstverlening.

Onze groei & aanpak

In de loop der jaren verschoof onze focus van louter telecomoptimalisatie naar het beheren van meer dan 40 verschillende indirecte kostenposten. Wat vroeger vooral bestond uit factuuropvolging en advies, evolueerde naar volledige procurement-ondersteuning: data-analyse, benchmarking, onderhandelingen en, waar aangewezen, ook de uitvoerende opvolging. Daarbovenop breidden we onze werking uit met gespecialiseerde profielen zoals fleet managers, purchase officers en category managers die tijdelijk of langdurig bij klanten worden ingeschakeld.

Wat we geleerd hebben

1. Transparantie ontstaat niet vanzelf
   In het begin merkten we dat leverancierscontracten, verbruiksgegevens, en facturen vaak verspreid of onvolledig waren. Zonder die volledige data kun je onmogelijk goede onderhandelingen voeren of betrouwbare benchmarks opbouwen. Daardoor leerden we snel dat investeren in goede datacollectie & systematische opvolging belangrijker is dan het idee dat “alles al ergens opgeslagen moet liggen”.
2. Heldere communicatie maakt het verschil
   Met klanten, interne afdelingen én leveranciers: duidelijke verwachtingen, heldere taal en frequent feedbackmomenten. 
3. De beste oplossing is niet per se de goedkoopste 
   Hoewel klanten soms vooral naar de laagste prijs kijken, weten we intussen dat "goedkoop" vaak leidt tot verborgen kosten of latere teleurstellingen. De juiste keuze houdt rekening met verbruik, groei, flexibiliteit en de relatie met leveranciers.
4. Flexibiliteit & aanpassingsvermogen zijn noodzaak
   Marktprijzen fluctueren, regelgeving verandert, leveranciers evolueren. Dat vraagt aanpak waarin je kunt bijsturen. Ons team heeft vaak moeten switchen: nieuwe leveranciers inschakelen, contracten heronderhandelen, categorieën herdefiniëren. Vooruitdenken en scenario’s klaar hebben, helpt enorm.
5. Mensen maken het echte verschil
   Om meerwaarde te geven, hebben we niet alleen tools en processen nodig, maar mensen met expertise: in data-analyse, contractonderhandeling, strategisch denken. De profielen die we inzetten of bij klanten inbedden, zorgen ervoor dat we echt impact kunnen maken.

Sectortrends die we herkennen & omarmen

Hier enkele trends in procurement we zelf zien en waarvan we denken dat ze steeds belangrijker worden:

• Data, voorspellende analytics & AI: sectorbreed zie je dat wie enkel terugkijkt (’wat hebben we vorig jaar betaald?’) achterloopt. We zien steeds meer belang van realtime data, AI-ondersteunde voorspellingen van prijsstijgingen en tools die afwijkingen in verbruik of facturatie automatisch signaleren.
• Increased compliance, risico- en ESG-druk: leveranciers meer duurzaam, maatschappelijk verantwoord werken, regelgeving rond verpakkingen, CO₂, transparantie. Bedrijven willen niet enkel besparen, maar óók verantwoord besparen.
• Fragmentatie & maverick spending vermijden: afdelingen die hun eigen aankopen doen buiten centrale inkoopcontracten om, zonder goede voorwaarden. Dat leidt tot inefficiëntie en hogere kosten. We hebben geleerd dat standaardisatie, goed gedefinieerde processen & governance cruciaal zijn.
• Outsourcing / hybride modellen: steeds meer bedrijven kiezen ervoor om sommige procurement-activiteiten uit te besteden en andere in huis te houden. Bijvoorbeeld strategische sourcing intern, routinehandelingen of categoriebeheer via externe profielen en partnerships. Dat zien wij ook terug in onze eigen ontwikkelingen.
• Druk op indirecte kosten door inflatie & leveringsrisico’s: redelijk wat posten stegen in prijs de laatste jaren. Denk aan bepaalde materialen, energie en transportkosten. De leveranciers vragen prijsstijgingen; disrupties door geopolitieke gebeurtenissen, logistieke vertragingen, etc. Wie flexibel is én goede benchmarkdata & contractclausules gebruikt, kan bijsturen.

Vooruitblik: wat we volgend jaar willen versterken

• Verdere automatisering van data-analyses zodat we sneller kunnen detecteren waar kansen zitten, én meer proactief kunnen adviseren.
• Verder bouwen aan duurzame procurement: leveranciers die meegroeien op vlak van ESG, circulaire economie, minder afval en meer verantwoord inkopen.
• Opschalen van onze outsourcingprofielen: nog meer embedded experts bij klanten voor langere termijn, zodat we niet enkel advies leveren, maar ook actief meebouwen aan uitvoering & verandering.
• Onze rol als groeipartner versterken: niet enkel kostenbespaarder, maar strategische sparringpartner in (indirecte) uitgavenbeheer.

Een persoonlijk slot

We hebben leren luisteren. Naar klanten, naar leveranciers, naar ons eigen team. Soms moesten we onzekerheden omarmen, soms risico’s nemen. En steeds vaker beseffen we: echte samenwerking, transparantie, en durven navigeren in het onbekende: dát is waar de kracht zit.

We zien vooruitgang, durf, samenwerking en de wil om te blijven verbeteren. We zijn dankbaar voor het vertrouwen van onze klanten, de inzet van ons team en de open samenwerking met leveranciers.

Wij zijn trots op wat we al bereikt hebben, maar nóg meer gemotiveerd door wat er nog komt. Bedankt aan iedereen. Klanten, leveranciers & ons team.

Op naar de volgende jaren!