Bedrijfswagens zijn voor veel organisaties een belangrijk onderdeel van het loonpakket. Maar achter die wagen schuilt vaak een complex proces: bestellingen, leveringen, schadeafhandeling, onderhoud, keuringen, administratie en inleveringen bij vertrek. Elke fout of vertraging kan leiden tot frustratie bij medewerkers, verlies van tijd voor HR en onnodige extra kosten.
Onze Fleet Officer beidt de oplossing en ondersteunt zo rechtstreeks de HR-dienst
Als specialist in wagenparkbeheer neemt hij de (volledige) coördinatie én administratie over en fungeert hij als brug tussen HR, leveranciers en medewerkers.
Onboarding: een sterke eerste indruk
Nieuwe medewerkers verwachten dat alles vanaf dag één geregeld is. De Fleet Officer zorgt dat hun wagen tijdig ter beschikking staat, inclusief alle documenten, verzekeringen en praktische uitleg. Resultaat: een vlotte start die HR ontlast en de medewerker het gevoel geeft écht welkom te zijn.
Offboarding: correct en transparant
Bij het vertrek van een medewerker wordt de wagen correct ingeleverd, gecontroleerd en administratief afgehandeld. Geen losse eindjes, geen discussie met leveranciers en geen onnodige kosten. HR kan erop vertrouwen dat alles soepel en professioneel verloopt.
Dagelijks beheer: rust en overzicht
Het wagenpark stopt natuurlijk niet bij instroom of uitstroom. Tijdens de volledige employee journey volgt de Fleet Officer het beheer centraal en gestructureerd op:
Daarbij fungeert hij als één aanspreekpunt voor zowel leveranciers als medewerkers. Dit geeft HR rust en medewerkers de zekerheid dat hun vragen snel en correct worden beantwoord.
Administratief beheer van A tot Z
Naast operationele coördinatie neemt de Fleet Officer ook de volledige administratie over: van het verwerken en controleren van inkoopfacturen tot het opvolgen van schadeclaims en bijkomende kosten. Dit zorgt voor transparantie in budgetten en helpt organisaties bewuster en efficiënter om te gaan met hun wagenpark.
Het resultaat?
✅ Minder tijdverlies en minder fouten dankzij centraal beheer
✅ Medewerkers die zich ondersteund en gehoord voelen
✅ HR die ruimte krijgt om zich te focussen op strategische HR-doelen
✅ Een overzichtelijk, duurzaam én kostenefficiënt wagenparkbeheer
Waarom dit relevant is voor HR
In een arbeidsmarkt waar de employee experience centraal staat, kan een professionele aanpak van fleet management het verschil maken. Een wagen die op tijd klaarstaat of correct wordt opgevolgd bij schade, heeft directe invloed op hoe medewerkers de organisatie ervaren.
De Fleet Officer neemt HR niet alleen praktische zorgen uit handen, maar draagt zo ook bij aan hogere medewerkerstevredenheid, een sterker employer brand en meer focus op HR-strategie.
Wil je weten hoe een Fleet Officer ook jouw HR-dienst kan versterken? We vertellen je er graag meer over!
