In veel bedrijven is het contractbeheer een blinde vlek. Je sluit een energie-, telecom- of leasingcontract af, archiveert het netjes… en vergeet het vervolgens. Tot je ineens merkt dat het contract wéér automatisch verlengd werd, met minder gunstige voorwaarden. Of erger: je betaalt nog jaren voor een dienst die je al lang niet meer gebruikt.

Klinkt herkenbaar? Dan ben je niet de enige. Voor bedrijven zijn stilzwijgende verlengingen en verouderde contracten een vaak onderschatte kostenpost. En tegelijk een gemiste kans om flink te besparen.

Waarom loopt contractbeheer vaak fout?

1. Geen centraal overzicht

Contracten zijn verspreid over mailboxen, bureaulades, of zitten bij individuele medewerkers. Gevolg: niemand heeft écht zicht op looptijden, indexeringen of opzegtermijnen.

2. Stilzwijgende verlengingen

Veel contracten hebben automatische verlengingen. Als je niet tijdig opzegt (vaak 1 tot 6 maanden op voorhand), zit je er weer een jaar of langer aan vast.

3. Vergeten clausules en indexeringen

Voorwaarden die op het eerste gezicht goed leken, worden later onaantrekkelijk door jaarlijkse prijsstijgingen, het vervallen van een introductiekorting of veranderde marktprijzen.

4. Personeelsverloop

Wie het contract ooit beheerde, is intussen misschien vertrokken. Zonder overdracht of systeem gaat kennis verloren.

Wat is de impact?

• Je betaalt mogelijk jaren te veel voor kosten als energie, telecom, printers, leasingwagens, verzekeringen of software.
• Je verliest onderhandelingskracht: leveranciers verlengen zonder heronderhandeling.
• Je mist besparingskansen doordat je contracten laat doodbloeden i.p.v. actief te optimaliseren.

Voorbeeld:

Een bedrijf met 250 mobiele abonnementen merkt pas na 3 jaar dat de datalimieten verouderd zijn, de huidige marktprijzen 30% lager liggen, verschillende abonnementen geen uitgaand verbruik hebben en een groot deel van de gebruikers niet op de juiste bundel zitten. Door stilzwijgende verlenging zijn ze elk jaar duizenden euro extra kwijt. Zonder het zelf te beseffen of één optimalisatie uit te voeren. 

Hoe pak je contractbeheer wél goed aan?

1. Maak een centraal contractregister

Gebruik een Excel, SharePoint, of gespecialiseerde software. Noteer per contract:

• Leverancier
• Type dienst
• Start- en einddatum
• Opzegtermijn
• Indexeringsclausules
• Contactpersoon
• SLA's en andere belangrijke punten

2. Stel herinneringen in voor cruciale data

Gebruik je erp-systeem, een crm, je agenda’s, meldingen of een contracttool om tijdig opzeggingen en herzieningen te plannen.

3. Laat periodiek een externe audit uitvoeren

Spendless kan je helpen om:

• Contracten te screenen op risico’s en besparingskansen
• Beter te benchmarken t.o.v. de marktcondities
• Te optimaliseren op basis van je verbruiken en noden
• Contracten te onderhandelen met leveranciers
• Contracten en kosten op te volgen en periodiek te tenderen

Conclusie: Laat geen euro liggen!

Contractbeheer klinkt misschien saai of administratief, maar het is een krachtig hefboom voor besparing. Door overzicht te creëren en stilzwijgende verlengingen proactief op te volgen, vermijd je onnodige kosten én maak je je bedrijf financieel weerbaarder.

Spendless helpt je om het overzicht terug te krijgen en onmiddellijk besparingen te realiseren. Geen dure software, maar hands-on ondersteuning, gericht op resultaat.